吉安市建筑协会办公管理制度
为加强协会行政管理，建立规范化的工作体系，健全长效机制，提高协会工作效率和服务水平。根据本会章程的有关规定，特制订办公管理制度，使办公室工作有章可循、照章办事，促进各项工作规范、有序地开展。
一、会议制度
（一）工作会议
1、协会的工作会议为：会员大会、理事会、常务理事会、会长办公会议，均由会长主持，秘书长负责会议的组织安排。
2、秘书处办公室是工作会议的责任部门，负责会员大会、理事会、常务理事会、会长办公会议的会务准备工作、会议记录、整理会议纪要，会议纪要应报会长签发。
3、理事会和常务理事会每年不少于一次，会长办公会议每半年不少于一次。
（二）秘书处办公会议
1、秘书处办公会议分为办公例会和临时会议两种，办公例会和临时会议均由秘书长主持。办公室应在会前将办公例会和临时会议的内容报告会长。秘书处办公例会原则上每月末举行一次，临时会议由秘书长根据工作需要确定。
2、秘书处办公例会包括：检查当月工作计划完成情况，分析未完成工作的原因，提出解决的办法；安排下月工作及其它事宜。
3、办公会议实行民主集中制原则，如有重大问题，报请会长或常务理事会决策。
4、秘书处办公例会的事项和内容由办公室负责，并做好会议记录和整理会议纪要，会议纪要报秘书长签发后印发各部（室）执行，重要事项抄报理事或常务理事。
二、文件管理规定
秘书长是协会秘书处文件管理的负责人，办公室是文件管理的责任部门，各部（室）依照本规定履行职责。
（一）行文管理
1、秘书处行文使用两个文号，即“吉建协字”和“吉建协秘字”。“吉建协字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖协会印章。“吉建协秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。
2、各类文件实行“谁起草谁校对的原则”。办公室对文件负责审核，报秘书长或会长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
3、以“吉建协字”发出的各类文件需经会长签发，以“吉建协秘字”发出的各类文件需经秘书长签发。
4、行文执行登记制度，由办公室具体负责。
5、各类文件行文需使用《吉安市建筑协会行文呈批表》。
（二）收文管理
1、各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由办公室负责接收、登记、呈批和归档。
2、办公室根据来文来函的保密等级填写《吉安市建筑协会文件传阅处理表》，报秘书处或协会领导阅示。
三、印章管理规定
（一）协会的行政印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
（二）办公室是印章管理的责任部门，负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。
（三）“吉安市建筑协会”印章的使用，由会长审批。“吉安市建筑协会秘书处”印章的使用由秘书长审批。
（四）协会财务专用章由主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
（五）印章保管人员应保证在受控的情况下使用印章。
（六）授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经秘书长批准后开具，并留底备查。
四、档案管理制度
1、协会档案由办公室专人管理（财务档案由财务人员负责管理），内容包括：会议文件、人事机构、年度计划、工作总结、协会期刊、行业信息、年鉴资料等。凡能够反映协会工作情况并具有查考利用的文件材料，以及与协会业务有关的资料均属归档范围。
2、每年第一季度，各部、室及职能人员将上一年度各自的归档资料整理后交档案专管人员登记、编号、归档。档案专管人员有责任催促有关人员提交归档资料。
3、非协会人员不得查阅档案，并且做好保密工作。
五、办公用品管理规定：
1、秘书长负责审批办公用品采购、分配计划。
2、办公室负责制订和实施办公用品采购、分配计划。
3、采购的办公用品由专人负责登记、发放、保管。
4、办公用品使用厉行节约，由办公室督促、控制。
六、学习制度
1、每月组织秘书处人员进行一次集体学习。
2、学习上级有关文件、党的基本知识，强化全心全意为会员服务的理念，廉洁自律，勤于服务。
3、学习业务、法律、法规等方面的知识，不断提高自身素质和工作水平。
4、学习要理论和实际结合，要有创新意识。
七、考勤制度：
1、部、室（分会）负责人负责本部、室（分会）人员的考勤。
2、办公室负责收交协会工作人员的考勤记录并存档。
3、协会秘书处实行每周五天工作制，执行国家法定的节假日和双休日。
4、病、事假审批：①病假凭医院病休证明；②事假一天的，经部、室（分会）负责人批准；一天以上三天以内的。由分管领导批准；三天以上的由秘书长批准。
5、市内离岗外出工作者，实行告知制度，部、室（分会）人员要告知部、室（分会）负责人，部、室（分会）负责人要告知秘书长。
八、调研制度
（一）围绕协会中心工作和事关全行业发展的热点、难点问题，年初由秘书室提出本年度调研工作意见以及重点调研课题规划，报会长办公会批准后实施。
（二）根据调研计划，明确调研目的、内容、范围，开展以实地考察与跟踪调研相结合、了解实情与及时反馈信息相结合、发现问题与提出解决问题、改进工作的对策、建议相结合，切实增强调研的针对性和实效性。对于行业重大的、全局的、前瞻的课题，可从相关部门抽调人员，组成重点课题调研组，集中调研，重点突破。
（三）在调查研究中，要深入实际，实事求是，做到全面客观的采集信息，经过分析和归纳，得出科学的符合实际的结论，为领导决策和指导工作提供依据。
（四）调研活动结束后要及时形成书面材料，送领导审阅，搞好调研成果转化。
九、防火治安管理制度：
1、秘书长是协会防火治安管理的责任人。办公室是责任部门，设专人负责此项工作。
2、办公室负责对办公场所治安防火工作的检查、督促。
3、每天进行防火检查，严格控制火源，妥善处理易燃品。
4、对灭火器定期进行检查，按规定进行更换。
